Négociation seniors et diagnostic préalable : le mode d'emploi à partir de 300 salariés

Qui doit négocier, sur quoi, à quel rythme

Le seuil s'apprécie au niveau de l'entreprise ou du groupe : une ETI de 320 salariés est concernée, mais aussi une filiale de 80 salariés dans un groupe de 600. Les quatre thèmes sont fixés par la loi : le recrutement de salariés expérimentés, leur maintien dans l'emploi (conditions de travail, usure, formation), l'aménagement des fins de carrière (retraite progressive, temps partiel) et la transmission des savoirs et des compétences (mentorat, tutorat, mécénat de compétences).

Quand faut-il avoir négocié ? La loi fixe le rythme sans dater la première négociation. La lecture majoritaire retient octobre 2028 au plus tard, trois ans après l'entrée en vigueur. Aucun texte ne confirme cette date à ce jour, et le futur décret sur le malus pourrait créer une pression de calendrier plus précoce. En pratique, les directions qui passent à 300 salariés inscrivent le sujet à l'agenda social sans attendre cette échéance théorique.

Une précision pour situer cette obligation dans l'ensemble de la loi : la négociation s'ajoute aux entretiens (entretien de parcours professionnel, « entretien de mi-carrière », « entretien de fin de carrière ») qui s'imposent à toutes les entreprises et restent adossés à la sanction de 3 000€ à partir de 50 salariés. Le panorama complet est dans la loi Seniors en clair.

Le diagnostic préalable : ce que le décret n° 2025-1348 exige

Si aucun accord de méthode n'organise la négociation, celle-ci doit s'appuyer sur un diagnostic de la situation des salariés expérimentés dans l'entreprise. C'est le décret n° 2025-1348 du 26 décembre 2025, « déterminant les informations nécessaires aux négociations sur l'emploi et le travail des salariés expérimentés », qui en fixe le cadre, en créant deux articles du code du travail : D. 2241-5 pour les branches, D. 2242-17 pour les entreprises.

Le texte pose deux exigences. Le diagnostic doit comporter des indicateurs pertinents, reposant sur des éléments chiffrés, pour chacun des quatre thèmes de la négociation. Et au niveau de l'entreprise, il s'appuie « notamment » sur deux documents que vous tenez déjà : la BDESE (la base de données économiques, sociales et environnementales) et le DUERP (le document unique d'évaluation des risques professionnels).

Ses silences comptent autant. Le décret ne dresse aucune liste fermée d'indicateurs : le choix vous appartient, à charge pour vous de le défendre face aux délégations syndicales. Il ne précise pas non plus qui établit le diagnostic ni selon quel formalisme. En pratique, l'employeur le prépare, puisque l'initiative de la négociation lui revient, et le remet aux organisations syndicales en ouverture. Quant au « notamment », il fait de la BDESE et du DUERP un socle minimal : vous pouvez mobiliser toute autre source interne chiffrée.

Détail qui intéressera les juristes : le même décret abroge les articles D. 1242-2 et D. 1242-7 du code du travail, qui portaient l'ancien « CDD senior » ouvert aux plus de 57 ans.

Construire le diagnostic : les indicateurs, thème par thème

Le décret laisse le choix des indicateurs. La grille de travail que nous utilisons relève donc de notre recommandation : le texte réglementaire n'impose rien de tel. Chaque indicateur est chiffré, traçable et tiré d'une source que votre entreprise détient déjà.

Avant de remplir la grille, un préalable : la loi ne définit pas le « salarié expérimenté ». Elle parle d'une négociation menée « en considération de l'âge », sans fixer de borne. Posez donc votre définition en première page du diagnostic (45, 50 ou 55 ans selon votre pyramide) et tenez-la d'un bout à l'autre du document : c'est la première question que les délégations poseront.

La construction se déroule ensuite en quatre étapes :

• Extraire la BDESE : effectifs par tranche d'âge et par établissement, embauches, départs, formation. Pour un effectif multi-établissements, consolidez au niveau où se tient la négociation.
• Croiser avec le DUERP : repérez les unités de travail où les expositions à l'usure concernent vos tranches d'âge hautes ; c'est la matière du thème « maintien dans l'emploi ».
• Documenter les fins de carrière : c'est le volet le plus pauvre des BDESE, et celui que les organisations syndicales regardent en premier. Entretiens réalisés, demandes de retraite progressive, âges de départ constatés et, si vous les avez, les intentions de départ agrégées.
• Mettre en forme un document daté, indicateur par indicateur, remis aux délégations à l'ouverture : c'est votre preuve que la négociation s'est engagée sur une base conforme.

À défaut d'accord : le plan d'action annuel et le malus

Si la négociation n'aboutit pas à un accord, l'entreprise établit un plan d'action annuel en faveur de l'emploi des seniors. Ce plan a une fonction précise : la loi de financement de la Sécurité sociale pour 2026 en a fait l'une des conditions d'exemption du malus qu'elle crée.

Ce malus, parlons-en sans dramatiser. La LFSS 2026 prévoit une majoration des cotisations patronales d'assurance vieillesse pour les entreprises d'au moins 300 salariés qui n'ont ni engagé la négociation, ni accord, ni plan d'action. Mais son montant et ses critères sont renvoyés à un décret qui n'est pas paru : à ce jour, le malus est inapplicable, et il n'y a rien à provisionner. Engager la négociation et, à défaut d'accord, tenir un plan d'action annuel vous place hors du champ du malus le jour où le décret sortira. Le diagnostic préalable fait d'une pierre deux coups : les mêmes indicateurs nourrissent le plan d'action et en mesurent les effets d'année en année.

Comment Isabelle s'y prend, en trois temps

Isabelle est DRH d'une ETI de 320 salariés, répartis sur quatre établissements, avec un agenda social déjà chargé : NAO, accord télétravail à renouveler.

Le volet fins de carrière : la donnée que la BDESE ne contient pas

Votre BDESE sait dire combien de salariés ont 58 ans et plus. Elle ne sait pas dire qui peut partir, ni quand : la date de taux plein de chaque salarié dépend de sa carrière complète, y compris ce qui s'est passé avant son arrivée chez vous, et l'entreprise n'y a pas accès. C'est pourtant la donnée qui donne corps au volet fins de carrière du diagnostic, et celle que réclame l'« entretien de fin de carrière » des 58-60 ans (le déroulé complet est dans notre guide de l'entretien senior).

C'est ici que les bilans retraite financés par l'entreprise jouent double : chaque salarié repart avec sa carrière vérifiée, sa date de taux plein et ses scénarios de départ ; et pour les effectifs qui s'y prêtent, l'entreprise reçoit des synthèses anonymisées, utiles à son pilotage RH ; le format est décrit sur la page bilan retraite en entreprise. Des données agrégées de ce type alimentent votre BDESE et le diagnostic préalable, là où ils sont aujourd'hui muets.

Pour aller plus loin

• La loi Seniors en clair : le panorama complet : entretiens, sanctions, CDI senior, retraite progressive
• L'entretien senior sous toutes les coutures : le rendez-vous de fin de carrière des 58-60 ans, à industrialiser sur votre population concernée
• Le bilan retraite en entreprise : le dispositif collectif, 100% en ligne, déployable sur tous vos établissements
• Sanction de 3 000€ : le risque réel : l'autre exposition chiffrée de la loi, qui vaut aussi pour les grandes entreprises